伝票を起票して各種の帳簿を作成することは、会社の状態を正しく記録し、会社の利害関係者に正しい情報を伝える重要な仕事です。伝票記載のルールと、何のためにそうしたルールが運用されているか、理由と注意点を理解しておきましょう。

販売管理コラム 一般的な伝票記載のルール

2017.4.20

一般的な伝票記載のルール

伝票を起票して各種の帳簿を作成することは、会社の状態を正しく記録し、会社の利害関係者に正しい情報を伝える重要な仕事です。伝票記載のルールと、何のためにそうしたルールが運用されているか、理由と注意点を理解しておきましょう。

  1. 証憑を元に正確に記載する
  2. 起票した伝票は承認を受ける
  3. 元帳、補助簿へ転記する
  4. 保存や管理にも注意を払う

1.証憑を元に正確に記載する

日々のお金のやり取りや取引の情報を記録として残す伝票の起票は、正確でなければなりません。事実に基づいていることを証明できることも大切です。
例えば、商品を梱包するための梱包材を購入したら、「領収書」が購入の証明になります。商品を売って売上を立てたら、「請求書」の控えが証明になります。こうした証明となる書類を「証憑」と呼びます。証憑の事実を元に正確に伝票に記載することが、信頼できる会計データ作成の第一歩です。
信頼性を保つために、手書き伝票はボールペンを使って記入します。これは後から書き直したり、不正に金額などの内容を改ざんしたりするのを防ぐための決まりです。
会計システムならば、データをいつ、誰が入力したかが記録されています。データを修正したら、その記録も残ります。データの正確性を保てること、改ざんされていないかがシステムで確認できることも、企業が会計や販売管理システムを利用するメリットです。

2.起票した伝票は承認を受ける

正確に起票したつもりでも、人間にはミスがつきものです。そこで起票した人とは別の人がチェックをし、ミスを発見できるように「承認」のプロセスを使って、正確性を保ち、不正を防ぎます。
手書きの伝票や帳簿では、経理担当者の上司が確認し、承認印を押します。会計システムでは、承認フローがシステムに組み込まれていますので、承認印を押す代わりに、承認担当者のアカウントを使ってログインし、画面上での数字をチェックして承認を行いします。承認すると、起票した内容がシステムへと会計データとして登録されます。

3.元帳、補助簿へ転記する

伝票を起票したら、お金の出入りをまとめて記録、管理するための元帳、補助簿へ転記します。手作業の場合は、伝票へ記帳し、承認を受けたら元帳、補助簿への転記作業へと進めます。
会計システムでは、設定した方法で入力したデータが承認されると、元帳、補助簿への転記が自動的に行われます。別に転記作業をする必要がないので効率よく、必要な帳簿がすぐに作成、確認できます。
Clear Worksの会計ワークスでは、「日次」画面から入力した伝票データを集計し、「月次」や「決算」画面から帳簿を選んで表示することができます。

4.保存や管理にも注意を払う

起票した伝票や帳簿などの文書の管理方法にも注意しましょう。法律によって保存期間期間が決められています。現金に関する伝票や領収書、取引に関する帳簿、決算関係の書類は申告書を提出してから7年の保管をしなければなりません。欠損金が生じた事業年度については10年の保管が義務づけられています。保管場所や保管方法を決め、施錠できる場所に保管します。
データの保管についても注意します。経理担当者の机上のパソコンに作業用のデータが残ったままになっていませんか。データを盗み見されたり、改ざんされたりするリスクを認識し、対処できていますか。
個々のパソコンにデータを残さないクラウドサービスのシステムを活用すれば、必要なときにクラウドに保存されたデータを確認できます。アクセス権限がない人が見たり、改ざんしたりすることはできません。企業の大切な情報を、安心して管理できることがメリットです。

ライター
クリアワークス事務局
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