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販売管理コラム 仕入手続きの流れ

2017.7.21

仕入手続きの流れ

仕入手続きの流れ

得意先からの注文に対して、調達した商品が納品されたら「仕入手続」をしましょう。注文した商品や数量に間違いがないかを確認し、仕入伝票を作成します。さらに、取引の記録として、納品書や受領書を作成して交わします。このような仕入手続きでのデータの処理についても説明します。

  1. 仕入手続きの流れ、納品書と受領書
  2. 仕入登録をする
  3. 仕入一覧で確認する

1.仕入手続きの流れ、納品書と受領書

仕入先から発注した商品が納品されたら、間違いがないかを確認しましょう。この確認のために使う書類が、商品とともに送られてくる「納品書」です。
納品書には、次のような情報が記入されています。

  • 発行日
  • 納品した会社名、住所、担当者
  • 品名、数量、単価、金額
  • 合計金額、税額

商品と共に納品書を受け取ったら、発注内容と間違いないかどうかを確認し、仕入伝票を作成します。

図1  仕入れ手続きの流れ

納品された商品を確認したら、商品を受領したことを示す「受領書」を作成し、仕入先に提出します。
「納品書」と「受領書」は、商品の受け渡しがされたことを記録する証拠になります。商品の収受を書類として残し、代金を支払うための情報として双方で管理します。

2.仕入登録をする

納品された商品を確認したら、仕入伝票を作成し、自社の在庫の状態を記録します。この作業が仕入登録です。
販売業務では、仕入伝票から転記して「仕入帳」を作成します。
販売管理システムを使えば、データを転記する作業は必要ありません。発注登録したデータを自動的にコピーするので、確認をするだけで仕入登録が行えます。

図2  仕入れ登録をする

Clear Worksの販売管理システム「販売ワークス」では、「仕入」のタブを開き、「仕入登録」を画面から選択します。発注登録した案件を選択して、納品書を確認しながら、仕入商品を登録します。
販売管理システムでは、仕入一覧を出力すれば、案件や期間、仕入先など必要に応じて登録した仕入情報を確認できるので便利です。

3.仕入一覧で確認する

案件によっては、発注先が複数になることもあります。仕入帳に整理して確認することで、必要な商品の仕入の状況が確認できます。
販売管理システムでは、仕入一覧を出力すれば、案件や期間、仕入先など必要に応じて登録した仕入情報を確認できるので便利です。

図2  仕入れ一覧を確認する

「仕入」メニューから「仕入一覧表」を選択して、必要に応じて印刷しましょう。販売管理では、モノの流れを管理しながら、お金の管理もしなくてはなりません。欲しい情報を手軽に集計して活用販売管理システムの機能が、モノとお金の管理に役立ちます。

ライター
クリアワークス事務局
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