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販売管理コラム 在庫管理の主な処理

2017.7.28

在庫管理の主な処理

在庫管理の主な処理

販売する商品を管理するための「在庫管理」の考え方と、実際に在庫管理をするときに留意すべきポイントについて知っておきましょう。

  1. 「在庫」と「在庫管理」とは
  2. 在庫処理のポイント
  3. 入出庫の登録と棚卸調整処理

1.「在庫」と「在庫管理」とは

「在庫」とは、自社が販売できるように準備している商品のことです。このとき在庫の場所は問いません。自社の倉庫にあるかどうかではなく、自社が販売するために持っている商品を「在庫」といいます。
商品を仕入れて在庫に加えることを「入庫」、商品を出荷することを「出庫」と言います。販売業務では、こうした入出庫が絶えず行われています。
実際に存在する「実在庫数」を管理するだけでなく、出荷予定、納品予定の数を充当した「有効在庫数」も把握しておかないと、「商品が足りずに出荷できない」という事態になりかねません。

図1  在庫と在庫管理のポイント

得意先から注文がきたときに、素早く納品するためには在庫があったほうが良いのですが、売れる見込みのない在庫を抱えてしまっては、保管の費用がかかったり、仕入先への支払が先行したりして、利益を生み出せません。商品の在庫数を正確に把握し、管理することは、販売業務の重要なポイントなのです。

2.在庫処理のポイント

受注した案件のために商品を仕入れ、納品をする。この流れだけならば、在庫管理は簡単です。しかし現実には、仕入れた商品のうちで返品をしたり、逆に得意先から返品されたりすることがあります。これによって在庫数は変わります。
また、サンプル品として得意先に送る、不慮の災害で商品が破損してしまったなど、それ以外の要因で在庫を調整しなくてはならない場合も出てきます。これが図2の在庫処理で、仕入入庫、売上出庫以外の在庫調整をすることで正確な在庫が把握できるのです。

図2  在庫処理とは

3.入出庫の登録と棚卸調整処理

このような在庫調整を販売管理システムでも行うことで、正確な在庫数が把握できます。Clear Worksの「販売ワークス」では、「在庫」メニューで売上や仕入によらない在庫の動きを登録します。

図3  在庫調整をする

仕入入庫や売上出庫は、販売や仕入の登録と連動しますので在庫数として登録する必要はありません。
サンプル品として出庫したり、商品が破損したりした場合の欠品処理をこのメニューから行います。
また、一定期間ごとに在庫数を数えて、記録と合っているかどうかを確認する「棚卸」処理を行います。その時に、数の調整が必要なったら、「棚卸」メニューから登録処理を行います。

さらに、販売管理システムなら各種の集計資料が手早く作成できるのも強みです。「集計資料」から、必要な帳簿や一覧表を選択し、期間や商品などを指定して印刷します。

ライター
クリアワークス事務局
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