クラウドERPシリーズは、スイートワークス、クリアワークスなど、財務会計・販売管理・給与計算をまとめて管理できるクラウドERPです。

販売管理コラム 請求書自動発行・自動入金消込

2017.9.19

請求手続きの流れと各種手続き

請求書自動発行・自動入金消込

販売業務にとって重要な請求書発行や売上金管理は、販売管理システムを導入することで効率的になります。しかし、印刷した請求書を郵送したり、金融機関で入金確認をして売掛金を消し込んだりといった業務の手間は、減らせないのが現状でした。その手間を軽減するのが、金融機関と連携したファイナンスサービスの利用です。請求書の自動発行や自動入金消込が可能になります。

  1. ファイナンスサービスを利用した請求書一括発行
  2. 入金データ登録の省力化
  3. 消込処理の自動化

1.ファイナンスサービスを利用した請求書一括発行

現在、金融機関ではさまざまなサービスが登場しています。法人向けのファームバンキングなどに加えて、法人間の取引の一部を代行するサービスもあります。
例えば、販売管理システムと連携したファイナンスサービスを利用すれば、送付した請求データから一括して請求書を発行し、請求書と振込票の形式で取引先企業に郵送してくれます。自社で請求書を自動発行し、取引先ごとに宛先を作成して封入し、郵送する一連の手間が省けます。

図1  請求業務のファイナンスサービス連携

請求書とともに振込口座や金額が記載された振込票も発行できるので、取引先にとっても支払業務が効率化できます。データと連携したファイナンスサービスの導入が、双方の業務効率の向上につながります。

2.入金データ登録の省力化

ファイナンスサービスを利用すると、請求書発行、郵送の業務が軽減できるだけでなく、その後の管理業務の省力化にもつながります。
スイートワークス・クリアワークスの販売管理システムが連携するSMBCファイナンスサービスの場合は、取引先が送金したデータをSMBCファイナンスサービスが受信し、入金データとしてデータ送信する機能を持っています。

図2  入金データの登録

入金データ送信機能と販売管理システムを連携することで、入金データを販売管理システムに反映できます。金融機関に出向いて入金確認をし、販売管理システムで入金データを入力するといった一連の管理業務の手間が省けます。

3.消込処理の自動化

販売管理業務では、入金確認をしたら売掛金の消込処理をしなければなりません。取引先から売掛金を回収したかどうかを確認するためにも重要です。
販売管理システムでは、入金登録をすることで消込処理も効率的に行えます。スイートワークス・クリアワークスの販売管理システムとSMBCファイナンスサービスの連携機能を使えば、入金データを利用して消込処理までが自動化できます。

金融取引の情報のやり取りには、堅牢なセキュリティに配慮したデータセンターとファインスサービス間でのデータ送信が利用されます。情報セキュリティの面でも安心できるサービス、連携システムを活用して、業務効率を向上できます。

ライター
クリアワークス事務局
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