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販売管理コラム 入金登録の方法と流れ

2017.9.20

入金登録の方法と流れ

入金登録の方法と流れ

売上に対して代金が回収できているかどうかを確認するための業務が「売掛金管理」です。売掛金管理では、売掛金元帳を作成し、入金登録をしていきます。入金登録の方法と流れ、留意点を理解しておきましょう。また、債権管理についても説明します。

  1. 売掛金管理と入金方法
  2. 入金登録の流れと留意点
  3. 債権管理

1.売掛金管理と入金方法

売掛金管理をするためには、取引先ごとに「売掛金元帳」を作成します。入金を確認して、代金の回収があったら、どの請求分に対しての入金であるかを確認し、「入金消込」作業を行います。
入金方法には、現金、振込、手形、相殺などがあります。どの請求に対して、入金方法は何か、いくら入金されたか確認して入金登録をしましょう。

図1  売掛金管理と入金方法

元帳の作成は、販売管理システムを利用することで省力化できます。請求データを入力することで、取引先ごとに集計して売掛金元帳が作成できます。

2.入金登録の流れと留意点

販売管理システムでの入金登録の方法と流れを確認しましょう。ここではスイートワークス・クリアワークスの販売管理システムを例に、入金登録の方法を説明します。
スイートワークス・クリアワークスの販売管理システムの画面で、取引条件によって掛け(都度)売上、掛け(締め)売上のいずれかを選択します。取引先や入金方法を指定して、入金金額を登録しましょう。
買掛金と相殺するといった取引の場合は、買掛金と相殺するには、入金方法に相殺を選択し、支払登録画面で同じ金額の支払を相殺で登録します。

図2  入金登録方法

留意したいのは、請求金額と入金金額が違っている場合の処理です。例えば、振込手数料が差し引かれて振り込まれた場合、入金登録画面で「支払手数料」を選択して登録します。値引きがあった場合も同様に、「値引」を選択して登録します。売上金額と支払金額に誤りがないよう消込を行いましょう。

3.債権管理

請求した代金が適切な時期に回収されたか、残金はいくらあるのかといったお金の流れと残高を管理することを「売上債権管理」といいます。
販売業務では、売上債権管理を行うことがリスクを減らし、利益を上げることにつながります。請求書と入金額を付き合わせて確認する入金消込処理は、売上債権管理をするために行う作業です。

図3  入金消込で差異があった場合

入金消込処理をして、請求金額との差異が見つかった場合は、迅速な対応が求められます。営業担当に理由を確認し、場合によっては取引先への督促を行います。
売掛金が回収できなくなり、損失となることを「貸し倒れ」といいます。貸し倒れのリスクを減らすためにも、販売システムを活用してお金の流れを常にチェックし、管理しましょう。データ活用が企業経営の屋台骨を支えます。

ライター
クリアワークス事務局
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