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会計コラム 経費精算の会計処理

2017.7.4

経費精算の会計処理

経費精算の会計処理

「出納帳」は、お金がどのように出入りしたかを記載する帳簿です。今、会社にはいくら預金があるのかを記載しているのが、現預金出納帳です。
経費を精算するときの会計処理を、現預金出納帳への入力を通して確認しましょう。

  1. 会計ソフトで出納帳を表示する
  2. 経費を入力する
  3. 現金残高が合っているかチェックする

1.会計ソフトで出納帳を表示する

会計ソフトを導入したら、日々の入出金の登録を行いましょう。ここでは、「事務用品を購入し、現金で払った」ことを登録する例で進めます。
入力や表示できる出納帳の種類は、会計ソフトによって異なります。例えば、ClearWorksでは、現預金出納帳、経費帳、製造経費帳の3種類の出納帳を印刷できます。
現預金出納帳に経費を入力するには、メニューから「現預金出納帳」を選択して表示します。

図1 会計ソフトで出納帳を表示

2.経費を入力する

現預金出納帳が表示されたら、出金の項目を入力します。事務用品を購入し、現金で払った記録を入力するので、出納科目として「現金」を選択します。このように会計ソフトでは、入力すべき必要な項目があらかじめ登録されています。
次に表示仕訳と入力日を指定します。次に購入したものの科目コードを入力します。科目コードもあらかじめ登録されています。
科目コードがわからなくても、一覧から選択して入力すればよいので、手間が省け、ミスも減ります。
金額を入力すると、消費税が自動的に表示されるのも会計ソフトを使う利点です。自分で別途、計算したり、集計しなくても自動的に集計されます。

図2 現預金出納帳へ登録

3.現金残高が合っているかをチェックする

経理の業務では1日の業務の終わりに、手元にある現金を数えて、出納帳の現金の額と合っているかどうかを確認します。実際のお金と記録している情報に齟齬がないかを確認することが重要です。
もしも違っていたら、記入漏れや重複した入力、数字の入力ミスがないかなど原因を探します。原因がわかったら、会計ソフトのデータも修正しましょう。

図3 現金残高をチェック

会計ソフトでは、出納帳への入力は分担して行うこともできます。権限を複数の担当者に設定することも可能です。日々の会計業務を確実に行い、企業のお金の動きと持っている資産を、経営者や必要な人が必要なときにすぐに把握できるよう、会計ソフトを活用しましょう。

ライター
クリアワークス事務局
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