社員の雇用時や退職時に給与計算を行う際、①事業所の情報、②加入制度の情報、③従業員の情報が必要になります。また「労働条件通知書」「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」も必要ですので無料ダウンロードできるテンプレートをご用意しました。

給与計算コラム 雇用時・退職時の給与計算に必要な3つの情報と2つの資料(無料テンプレート付き)

2015.9.9

雇用時・退職時の給与計算に必要な3つの情報と2つの資料(無料テンプレート付き)
給与計算を行う際は、事業所の情報、従業員や家族の情報、労働条件などが分かるものをあらかじめ用意した上で実施します。
また、社員を雇い入れたときや退職するとき、被扶養者の異動などが生じたときに、揃える必要がある情報や気を付けておくとよいことについて触れていきます。

① 事業所の情報

  • 始業終業時刻(所定労働時間)、休憩時間
  • 休日
  • 締日、支払日
  • 給与形態(月給、週給、日給、時給)
  • 各種手当の支給要件、対象者
  • 欠勤、遅刻、早退時の控除を行うときはその計算方法
  • 割増賃金の率

これらの情報は、あらかじめ就業規則や各労働者との雇用契約書等で定めておきます。労働者数が10人以上の事業場では就業規則の作成・届出(労働基準監督署)の義務があります。

② 加入制度の情報

  • 雇用保険:事業の種類(一般、農林水産等、建設)により保険料率が異なります
  • 健康保険:加入制度(協会けんぽ、健康保険組合)ごとに定められた保険料率等を設定します
  • 厚生年金:厚生年金基金に加入している場合は、各基金で定められた保険料率等を設定します

※労災保険の保険料は全額事業主負担のため、従業員の給与から控除はしません。

③ 従業員の情報

  • 入社日
  • 氏名、生年月日、住所
  • 扶養家族
  • 口座振込のときは、振込先情報
  • 給与、各種手当、交通費の額
  • 標準報酬月額(健保・厚年加入者のみ)
  • 住民税額(特別徴収の対象者)
  • 年次有給休暇の付与日数

従業員と交わす書類

労働条件通知書

モデル様式です。通知する項目を満たしたものであれば社内で独自に作成したものでも構いません。
> ダウンロード

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

平成27年の様式サンプルです。税務署長及び市区町村長から特に提出を求められた場合以外は、提出する必要はありません(給与の支払者が保管しておくことになっています。)
> ダウンロード

アドバイス
「法令基準を満たすこと」
給与計算に必要な情報を設定する際、労働基準法など各種法令の定めにも注意をしながら進める必要があります。
法令基準を下回っているときは是正勧告や罰則の対象となることがありますので、条件の設定に不安があるときは労働基準監督署その他の行政機関に問い合わせをしながら設定を行ってください。

設定時に気をつけるものの例

  • 給与の単価…1時間あたりの金額が最低賃金を下回っていないか
  • 割増賃金の率…法定の割増率を下回っていないか
  • 有給休暇の付与日数…勤務年数に応じて定められた付与する日数となっているか
ライター
クリアワークス事務局
クリアワークス事務局
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