5-6 社員クラウドERP

クラウドERPシリーズ 5-6 社員

☆販売ワークス/給与ワークスご契約の場合は必須設定

販売ワークス、給与ワークスをご契約のお客様は、最低でも1人以上の社員の登録が必要です。 社員情報は、 ・販売ワークス …… 営業担当者として利用(担当者別実績) ・会計ワークス …… 社員元帳の作成が可能 ・給与ワークス …… 給与支払をする社員として使用 に利用します。 会計ワークスのみをご契約で、部門も社員も仕訳伝票登録時に必要としない場合は、社員の設定は省略することが可能です。仕訳伝票登録時に社員情報を登録する必要がある場合は、部門の設定の後で社員を登録してください。

1. 「社員」新規登録

「社員」にアクセスした直後の画面は、新規の登録ができる状態です。画面下部が登録部分になり、アスタリスク * のある次の項目は必須です。 config_common5-6-1 登録した社員は削除できません。ご登録の際には、ご注意ください。 ■ユーザID 登録する社員に設定するユーザIDがある場合は、プルダウンから選択します。 ユーザIDを設定する必要がない場合は、空欄のままにします。 ユーザIDを設定した場合は、ユーザID登録にあるユーザ名が、社員の氏名の欄に自動反映します。 全社員がClearWorksにそれぞれのユーザIDでログインする運用の場合は、社員設定時に該当するユーザIDを紐づけます。社員とユーザIDの設定は、1社員=1ユーザIDです。 ■全ユーザIDを表示 プルダウンに表示されるユーザIDは、どの社員にも設定していない未設定のユーザIDになります。設定済のユーザIDを含めてプルダウンに表示したい場合は、「全ユーザIDを表示」にチェックを入れてください。 ■部門 必須 社員が所属する部門をプルダウンから選択します。 プルダウンの表示は、部門で登録した「表示順」、「コード」の優先で番号の若い順に並びます。 ■他部門非選択(残高試算表(月次・期間)部門元帳)※ユーザIDの設定をした社員のみ有効/会計ワークス限定機能 ユーザIDの設定がある社員が、会計ワークスの残高試算表(月次・期間)と部門元帳にアクセスした際、所属する部門のデータしか閲覧できないようにする機能です。部門が所属するグループ部門の試算データなどの閲覧もできません。 ただし、社員にユーザIDの設定がない場合は、チェックをしても同機能は有効になりません。 ■社員コード 必須 全角5文字(半角10文字)以内 頭文字に0(ゼロ)を使用することも可能です。また、社員コードは修正できます。 ■氏名 必須 全角10文字(半角20文字)以内 ユーザIDを設定した場合は、ユーザID登録にあるユーザ名を、社員の氏名の欄に自動反映します。ユーザIDの設定を行う社員で、ユーザ名と社員マスタの氏名を変更したい場合は、先にユーザIDの設定をした後、氏名の修正をしてください。 ■カナ 全角20文字(半角40文字)以内 ■電話番号(1、2) どちらも全角8文字(半角16文字)以内 ■FAX番号 全角8文字(半角16文字)以内 ■E-mail(1、2) どちらも全角20文字(半角40文字)以内 現在、「社員」に登録したメールアドレスは、Suiteワークスの承認機能のみでの使用になります。 標準版のClearWorksでは、メールアドレスを活用した機能はご用意がありません。ご了承ください。 ■表示順 半角数字6桁以内 「社員」画面の一覧表示の優先順を決めます。 表示順は重複番号の登録が可能です。表示順が同一番号の場合は、次の表示条件としてコードの番号で並びます。表示順を指定しない場合(空欄登録)は、10の単位で自動的に割り振ります。 ■性別 必須 「男」・「女」プルダウン選択になります。 ■郵便番号 半角数字3桁-4桁 郵便番号を入力後、「辞書」ボタンをクリックすると、「住所(上段)」に郵便番号の住所をセットします。 ■住所(上段、下段) どちらも全角30文字(半角60文字)以内 ■生年月日 ※給与ワークスご契約の場合は、ご登録を推奨します。 生年月日をご登録いただくと、給与ワークスの計算時に、健康保険や介護保険、厚生年金などの年齢条件について、生年月日から年齢を計算し、給与計算時の実年齢と給与ワークスに登録されている各社員の設定条件の相違をチェックします。 ※生年月日のご登録がない場合でも、給与ワークスで各社員に設定する各社会保険項目の被保険者の有無設定等をもとに給与計算は行えます。 ■入社年月日 必須 社員の入社年月日をご登録ください。 入社年月日は、給与ワークスの有給休暇の管理方法が「自動計算」としてご活用いただく場合の日数計算の基準日になります。 ■退職年月日 ここで登録した退職年月日が、給与ワークスから出力する源泉徴収票に印字されます。 ※退職年月日を登録しても、就業状態は自動的に「退職」にはなりません。下記にご案内する「就業状態」の設定で退職にする必要があります。 ■就業状態 「就業」・「休職(有給)」・「休職(無給)」・「退職」のプルダウン選択になります。 就業状態を「退職」にすると、給与ワークスの給与計算の一覧などに表示されなくなりますが、「社員」画面の一覧には表示されます。 「就業」・「休職(有給)」・「休職(無給)」はそれぞれの就業状態から変更が可能ですが、「退職」は下記の注意が必要です。 ★就業状態を「退職」として登録すると、「就業」には戻せません。 就業の状態を「退職」にして「登録」ボタンをクリックすると、次のメッセージが表示されます。 config_common5-6-2 社員の就業状態を「退職」に変更後、給与ワークスで「給与準備処理」、「賞与準備処理」、「年調準備処理」のいずれかの処理を実行すると、該当社員の就業状態の「退職」が確定し、「就業」や「休職」には変更できなくなります。 そのため、例えば、有給休暇の消化期間がある場合は、最終の給与支給計算が終了するまでは「就業」の状態とし、最終の給与支給日が過ぎ、該当社員に源泉徴収票の発行をした後、就業状態を「退職」へ変更してください。 また、復職の可能性がある場合は「退職」にはせず、「休職」を活用ください。 「休職」を使用するほどではないが、一時的にお休みが続く社員が発生するような場合は、下記にご案内する「この社員を非表示」をご活用いただくと、給与ワークスの給与計算リストに表示されなくなります。適時ご活用ください。 ■この社員を非表示 登録した社員は削除できません。 そのため、ご登録間違えや各ワークスの伝票登録時などに社員情報を表示させない場合には、「この社員を非表示」にチェックを入れてご登録ください。 また、各ワークスの伝票に該当社員を用いた登録が一切なく、一度も給与計算をしていない状態で、他に登録すべき社員がいる場合は、その社員の情報を登録することで、非表示化しなくてもよくなりますが、各伝票や給与計算を行った社員の情報を別の社員に書き換えると、給与設定にある社員情報の入れ替わりなどの不都合が生じる可能性があります。したがいまして、社員情報を別の社員に上書き変更するご操作はご遠慮いただけますようお願いします。もし、上書変更した場合、前社員情報への復旧はできません。

2. 「社員」登録情報の確認/修正・変更

「社員」画面では、登録した社員の一覧は自動表示しません。 登録社員数が多い場合、アクセスした直後に全データの自動読み込みを実行してしまうと、表示処理に時間がかかることがあるため、閲覧したいデータの条件を指定し、表示いただく操作になります。 登録した社員の確認を行う際は、画面右上のプルダウンで閲覧したい「部門」を選択した後に、「表示」ボタンをクリックしてください。登録している全社員を表示する場合は、「全て」を選択します。 非表示にした社員を含めて一覧に表示する場合は、プルダウン横の「非表示も表示」にチェックを入れ、「表示」ボタンをクリックしてください。 config_common5-6-3 社員の情報を修正する場合は、一覧の表示順の 青い数字 をクリックすると、画面下部の入力領域に登録情報を表示します。 config_common5-6-4

3. 「社員」印刷

画面右上の「印刷」ボタンをクリックすると、社員の情報を印刷します(PDF出力)。一覧左上の「非表示も表示」にチェックを入れた状態で「印刷」ボタンをクリックすると、非表示にしている社員も印刷します。 config_common5-6-5

4. 「社員」CSV出力

画面右上の「CSV出力」ボタンをクリックすると、社員の情報をCSV形式で出力します。一覧左上の「非表示も表示」にチェックを入れた状態で「CSV出力」ボタンをクリックすると、非表示にしている社員も出力します。
csvデータを、エクセルで開いた場合の見え方になります。

csvデータを、エクセルで開いた場合の見え方になります。


5-6 社員 TOPへ戻る
クラウドERPシリーズは、スイートワークス、クリアワークスなど、財務会計・販売管理・給与計算をまとめて管理できるクラウドERPです。