会計ワークスの設定に関するオンラインマニュアルです。【設定 -会計-】オンラインマニュアル 4-2 かんたん辞書の設定

クラウドERPシリーズ 4-2 かんたん辞書の設定

「かんたん辞書」は会計ワークスの日次画面にある「かんたん日報」をご利用の場合は設定が必要です。

かんたん辞書の設定

1 「かんたん日報」とは?

かんたん日報は、目的ごとに仕訳設定している内容に基づき、仕訳設定が行われており、金銭の動いた目的に対して発生日や金額の入力を行うだけで、仕訳の生成ができる機能です。
経理知識がなくても登録ができ、おもに営業マンなどの経費精算にご活用いただけるようご用意しています。
かんたん日報で登録された内容は、「かんたん日報承認」画面で承認すると振替伝票として登録されます。

会計ワークスの画面の機能には、システム管理者ID(admin)ではアクセスできません。ユーザ管理で作成した「事務」権限等の会計ワークスの機能にアクセス権限があるユーザIDでログインしてください。

「かんたん日報」アクセス

かんたん日報画面では、デフォルト設定として「交通費」「出張費」「交際費」「その他経費」「個人用」で申請できる登録内容を分けて表示することが可能です。

2 「かんたん辞書」の仕訳設定

「かんたん辞書」では目的にあわせた仕訳設定を行います。
設定画面から「かんたん辞書」にアクセスした最初の画面が、目的別の仕訳設定の画面になり、初期値の辞書設定があります。

「かんたん辞書」の仕訳設定

(1)新規登録

「かんたん辞書」画面右上の「新規」ボタンをクリックし、画面下部の設定・入力領域に登録します。

■かんたん辞書名
全角40文字(半角80文字)以内
かんたん日報の「内容」の部分に表示されます。具体的に何の目的でお金を支払ったのかがわかるように記載します。
※初期値の例を参考にご設定してください。初期値の辞書は経費精算を想定した内容でご用意しています。

■表示順
半角数字 1~999999の間で登録が可能です。
表示順は指定した数値の入力がないと、10単位で自動採番します。同じ番号の登録も可能です。

■借方科目/貸方科目
かんたん辞書名に登録した目的に合わせた借方・貸方の設定を行います。
この際、精算科目に置き換えのチェックを行うと、かんたん日報登録時に、登録者が選択した精算科目で仕訳生成されます。チェックを入れていない場合は、かんたん日報登録時に精算科目を選択しても、辞書の設定にある貸借で仕訳生成されます。
※初期値では「現金」と「仮払金」を精算科目に設定しています。

■摘要 全角30文字(半角60文字)以内
かんたん辞書名に登録した目的が仕訳生成された際に必要な摘要がある場合に登録します。
プルダウンには、摘要辞書マスタに登録した単語が表示順の若い順に表示されます。摘要辞書の単語を選択した場合は、プルダウン横の「 > 」をクリックして、かんたん辞書の摘要にセットしてください。

(2)変更

登録されているかんたん辞書の設定内容を変更する場合は、該当するかんたん辞書の青い表示順番号をクリックして入力領域に表示させ、変更したい箇所を修正し、「登録」ボタンをクリックします。

(3)削除

特定のかんたん辞書の設定を削除する場合は、該当するかんたん辞書の青い表示順番号をクリックして入力領域に表示させ、「削除」ボタンをクリックします。
現在登録されているかんたん辞書を一括で削除する場合は、画面右上の「全て削除」ボタンをクリックします。「全て削除」ボタンをクリックし、確認画面の「OK」ボタンをクリックした時点で、登録中のかんたん辞書の情報がすべて削除されます(辞書データを削除しても登録済みの仕訳データには影響はありません)。

かんたん辞書の設定を削除

(4)「カスタム設定あり」とは?

かんたん辞書の仕訳登録画面右にある「カスタム設定あり」とは、デフォルトのかんたん日報の辞書分類(「交通費」「出張費」「交際費」「その他経費」「個人用」)ではなく、自社で分類を設定してかんたん日報を利用する場合にチェックします。
※「カスタム設定あり」はかんたん辞書の仕訳登録時そのものには影響はありません。この後にご案内する「かんたん辞書選択」の設定で動作が異なってきます。

3 「精算科目」の設定

「精算科目」は、かんたん日報登録時に、登録者が選択した精算科目で仕訳生成する場合に用います。
 かんたん辞書の仕訳設定時の貸借科目で、「精算科目に置き換え」のチェックがある内容で有効です。
 初期値では「現金」と「仮払金」をかんたん日報の登録画面で選択できるようにしています。

「精算科目」の設定

<かんたん日報の登録画面>
精算科目のプルダウンに表示されます。

「精算科目」の設定

精算科目のプルダウンの表示数は10科目です。プルダウンには精算科目画面のNo.順に表示されます。

4 「かんたん辞書選択」の設定

「かんたん辞書選択」では、かんたん日報画面で「交通費」「出張費」「交際費」「その他経費」「個人用」別に、かんたん辞書に登録した何を表示するかを設定します。

かんたん辞書の設定を削除

■かんたん辞書選択(全体)/かんたん辞書選択(個人用)
かんたん辞書の仕訳登録を行う画面にある「カスタム設定あり」にチェックを入れていない場合に、全体・個人用の設定を行います。
かんたん日報のデフォルト仕様はカスタム設定にチェックがない状態です。
「カスタム設定あり」にチェックがある時は、全体・個人にはアクセスできません。

■かんたん辞書選択(カスタム設定用) かんたん辞書の仕訳登録を行う画面にある「カスタム設定あり」にチェックを入れた場合は、カスタム設定用で表示内容の設定を行います。
かんたん日報のデフォルト仕様ではなく、自社で分類から設定する運用ではこちらを利用ください。
「カスタム設定あり」にチェックがないと、カスタム設定用にはアクセスできません。

(1)かんたん辞書選択(全体)の設定

「かんたん辞書選択(全体)」は、かんたん辞書の仕訳登録を行う画面にある「カスタム設定あり」にチェックを入れていない場合の全社員共通で表示する辞書分類別に設定します。かんたん辞書の初期値でデフォルトの設定があります。

かんたん辞書の設定を削除
  • 画面左側:かんたん辞書名が表示されます。
  • 画面右側:かんたん辞書分類(「交通費」「出張費」「交際費」「その他経費」)ごとに表示するかんたん辞書の登録・削除を行います。
    ■追加
  1. 画面右側で、「かんたん辞書分類」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
    現在登録されている辞書名が下部スペースに表示されます。
  2. 画面左側のかんたん辞書より、かんたん日報画面に追加したい辞書名を選択します。 複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックください。
  3. 画面中央の「追加」ボタンをクリックします。
    ■削除
  1. 画面右側で、「かんたん辞書分類」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
  2. 下部スペースに表示された登録中の辞書名を選択し、「削除」ボタンをクリックします。
    複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックください。
    登録されているすべての辞書名を一括削除する場合は、「全て削除」をクリックし、確認メッセージの「OK」ボタンをクリックします。「全て削除」ボタンを利用する場合は、個々の辞書名を選択する必要はありません。

(2)かんたん辞書選択(個人)の設定

「かんたん辞書選択(個人)」は、かんたん辞書の仕訳登録を行う画面にある「カスタム設定あり」にチェックを入れていない場合に、社員それぞれの個人用に表示する辞書を設定します。設定すると、かんたん日報画面で、社員を選択した後、「個人用」のボタンをクリックしたときに表示されます。

かんたん辞書の設定を削除
  • 画面左側:かんたん辞書名が表示されます。
  • 画面右側:社員ごとに表示するかんたん辞書の登録・削除を行います。
    ■追加
  1. 画面右側で、「社員」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
    登録されている辞書名がある場合は、下部スペースに表示されます。初期は未登録です。
  2. 画面左側のかんたん辞書より、個人用とした場合に表示するかんたん辞書名を選択します。
    複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックします。
  3. 画面中央の「追加」ボタンをクリックします。
    ■削除
  1. 画面右側で、「社員」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
  2. 下部スペースに表示された登録中の辞書名を選択し、「削除」ボタンをクリックします。
    複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックします。
    登録されているすべての辞書名を一括削除する場合は、「全て削除」をクリックし、確認メッセージの「OK」ボタンをクリックします。「全て削除」ボタンを利用する場合は、個々の辞書名を選択する必要はありません。

(3)かんたん辞書選択(カスタム設定用)の設定

かんたん辞書のデフォルト仕様ではなく、辞書分類も自社専用に設定し、ご利用になる場合の設定画面になります。
設定画面から「かんたん辞書」にアクセスした最初の画面の左上にある「カスタム設定あり」にチェックがないと「かんたん辞書選択(カスタム設定用)」にはアクセスできません。
「カスタム設定あり」にチェックがある場合は、「かんたん辞書選択(全体)」「かんたん辞書選択(個人)」にはアクセスできません。

かんたん辞書選択(カスタム設定用)の設定

①採用区分(辞書分類)の設定
「かんたん辞書選択(カスタム設定用)」の最初の画面で、採用区分(辞書分類)の設定を行います。

採用区分(辞書分類)の設定

採用区分(辞書分類)は、上から4つは社員共通に表示され、下4つは社員単位の表示になります。
初期値はかんたん辞書選択(全体)の辞書区分がカスタム設定用に反映されています。かんたん日報の辞書分類のプルダウンに表示させる採用区分にチェックを入れます。また、プルダウンに表示させる採用区分(辞書分類)名の変更や表示順の変更を行うことが可能です。

■採用区分
かんたん日報の辞書分類のシステム固有名称です。変更はできません。

■変更後の名称
全角の場合は6文字/半角の場合は10文字
かんたん日報の辞書分類名になります。

■表示順
整数1~9(重複不可)
かんたん日報の辞書分類プルダウンに表示される順番の設定です。設定の一覧の並び順は変更しません。

採用区分の設定に変更を行った場合は「登録して次へ」ボタンをクリックしてください。採用区分の設定変更がない場合は「次へ」ボタンで遷移ください。

②かんたん辞書(カスタム設定用)の表示設定
かんたん日報の画面で辞書分類のプルダウンを選んだ際に表示される辞書の設定を行います。
場面右側の辞書分類には、先に設定した採用区分の「変更後の名称」が表示されます(使用するチェックがないものも表示されます)。

採用区分(辞書分類)の設定

■追加
①画面右側で、「辞書分類」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
採用区分が個人用である場合は、「社員」のプルダウンで社員を選択します。
登録されている辞書名がある場合は、下部スペースに表示されます。
②画面左側のかんたん辞書より、表示するかんたん辞書名を選択します。
複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックします。
③画面中央の「追加」ボタンをクリックします。

■削除
①画面右側で、「辞書分類」をプルダウンで選択し、表示ボタンをクリックします。
採用区分が個人用である場合は、「社員」のプルダウンで社員を選択します。

②下部スペースに表示された登録中の辞書名を選択し、「削除」ボタンをクリックします。
複数の辞書名を選択する場合は「CTRL」キーを押しながらマウスで辞書名をクリックします。
登録されているすべての辞書名を一括削除する場合は、「全て削除」をクリックし、確認メッセージの「OK」ボタンをクリックします。「全て削除」ボタンを利用する場合は、個々の辞書名を選択する必要はありません。

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