クラウドERPシリーズは、スイートワークス、クリアワークスなど、財務会計・販売管理・給与計算をまとめて管理できるクラウドERPです。

クラウドERPシリーズ 1-3 科目コード変換

連動先システムの勘定科目コード(CSV)を取り込み、クリアワークスの科目と連動先の科目コードの関連付け(コード変換設定の登録)作業をおこないます。
※連動先システムのマスタデータ抽出機能は、連動先のマニュアルを参照してください。

コード変換登録をおこなうにあたり、クリアワークス、他システム双方に対し、必要な科目コードを登録しておく必要があります。双方のシステムにおいても標準的な科目は初期値で用意されていると思いますが、標準では足りていない科目や任意追加した科目については、不足しているシステム側に手動登録しておく必要があります。その際に科目名称を合わせておくと、後述する自動での関連付け機能で登録が容易となります。

【変換コードの種類】

勘定科目 連動システム間の勘定科目コードの関連付をおこないます。本設定は必ず登録してください。
補助科目 連動システム間の補助科目コードを登録します。補助科目を利用している場合は必ず登録してください。
部門コード 連動システム間の部門コードを登録します。システムによって必須ではない場合があるので、この登録も必須ではありません。登録しない場合は「基本情報」で変換しないと選択してください。
社員コード 連動システム間の社員コードを登録します。扱いは部門コードと同様です。

【登録の主な流れ】
科目コード変換 登録の主な流れ
一覧部にクリアワークスで登録されている情報が表示されます。足りていないコードについては各種マスタ登録で新規登録すると表示されます。
クリアワークスの科目に対し、他システムの科目情報の関連付けをおこないます。
他システムの科目情報はCSV取込でのみ情報を登録することが可能であり、更に、入力項目である連動先科目コード値を入力することで、関連付けがおこなわれます。

大きな流れとしては以下の通りです。

  1. クリアワークスと連動先システムの科目構成を合わせる。特に名称を合わせる。
  2. 連動先システムから科目情報のCSV出力をおこなう。
  3. 連動先システムの科目情報をCSV取込でクリアワークスへ取り込む。
  4. クリアワークス科目と連動先システム科目を画面上で関連付けする。

【変換画面の説明】
科目コード変換 変換画面の説明
【上段部】

CSVファイル 他システムから出力した科目のCSVを選択して取込ます。
データを初期化する CSV取込前に設定済みデータを全て削除します。削除したデータは元に戻せないので注意が必要です。
上書きでの取込を許可する CSVインポート時に「連動先科目コード(入力ボックス)」を自動関連付けされたコードで上書きます。※チェック(選択)推奨
CSV取込 指定したCSVファイル情報(他システムの情報)を取り込みます。
印刷 表示されている設定をPDF形式で出力します。
登録 科目一覧で変更した内容を登録します。
連動先コードを自科目にコピー 一覧部に表示されているクリアワークス側(自科目)の科目コードを、対になっている「連動科目コード」に登録されているコード番号に置き換え(更新)します。更新するとデータを戻せないので注意してください。
【CSVファイル取込について】

クリアワークスと同じ科目名のものが他システム側の科目として表示します。(関連付けられているということではないので注意してください)
名称の完全一致した時に表示され、1字間違いや半角・全角違いは名称一致対象として表示されませんのでご注意ください。
また、オプションに寄って動作が異なります。
・オプションなし: 連携先システム側の「コード」、「名称」が更新されます。
・データを初期化する: 連動先科目コード(入力ボックス)が全て初期化されます。
・上書きでの取り込み: 連動先科目コード(入力ボックス)に対し、自動処理で名称一致した対象コードを上書きします。既存データは上書きされます。

【一覧部】

対象科目のコードが関連付けされた一覧となります。
左側がクリアワークスに登録されている科目で、右側が連動対象システムの科目となります。
他システムにクリアワークスの仕訳をインポートする場合は、左側→右側
他システムの仕訳をクリアワークスにインポートする場合は、左側←右側に変換するイメージです。

【一覧左側】

自科目 クリアワークスに登録されている科目情報が一覧表示されます。
コード・名称・科目タイプ・税区分 対象科目の情報です。

【一覧右側】

○○科目 連動対象の科目一覧です。
※CSV取込をおこなわないと表示されません。初めにCSV取込のステップをおこなう必要があります。
連動先科目コード CSV取込時に読み込まれたコードを指定する項目です。ここに値が入っていないとコード変換されません。赤色の「※」が表示されている項目は登録が必要なことを表しています。
※任意に指定する項目ではありません。よって、CSV取込をおこなわないと利用することが出来ません。
コード・名称 CSV取込で他システム側の科目情報です。
CSV取込時に科目名が同一のものはここに表示されます。一致している情報に問題がなければ、「連動先コード(入力項目)」に表示されているコードを登録します。一致していない科目は、一覧最下部に左側のクリアワークス科目が表示されていない行で表示されています。
CWX側が表示されていないデータ
外れているデータは、対になるクリアワークス側の科目行の「連動先科目コード」にコード登録します。
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【作業手順】

  1. 他システム側から抽出した科目のCSVを用意します。
  2. 他システム側のCSVファイルを「CSVファイル」に選択します。
  3. 必要に応じて「データを初期化する」、「上書きでの取り込みを許可する」にチェックを入れます。
    ※「上書きでの取り込みを許可する」にチェックをいれると同一科目名のものは取込時に「連動先科目コード」にコードが入力されるので推奨します。但し、自動で関連付けされてしまった設定に問題はないかご確認下さい。
  4. 「CSV取込み」ボタンを押下します。
  5. 取込が成功すると連動先システム側の科目情報が一覧に表示されます。
  6. 自動で関連付けされたデータと自動の関連付けから外れたデータを確認します。
  7. 「連動先科目コード」に「※」表示がされている箇所にコードを登録して関連付をおこないます。※この作業を行わないと仕訳連動時に変換できず連動エラーが発生します。
  8. 手動でコード変換の関連付が完了したら、「登録ボタン」を押下します。
【よくある落とし穴】

他システム側で科目が登録されているのにも関わらず、クリアワークスのCSV取込で科目が取り込まれない場合があります。
システムに寄って、科目の「コード番号」が必須ではない場合があり、「コード番号」が未設定の場合、「CSV取込」の対象外となります。(クリアワークスでは必須であるため)その場合は、他システム側の科目設定において、コード番号を登録してCSV取込し直してください。

【コード変換パターンの制約】

コード変換のパターンは同種コードの「1:1」でのみ登録することが可能です。


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