マイナンバーワークス

マイナンバーワークス

「ClearWorks マイナンバーワークス」とは

「ClearWorks マイナンバーワークス」は、個人番号収集から保存・利用・廃棄までをすべてクラウド(データセンター上)でおこなうマイナンバー管理ソリューションです。すべてのプロセスをクラウドで完結することで、高度なセキュリティ体制を確立し、かつ管理者の負担を軽減します。

マイナンバー制度による企業への影響

マイナンバー制度導入により、企業の業務の中で影響が出るのは以下の3点です。

税務署市町村

住民税、源泉徴収票、法定調書、支払調書、確定申告、消費税申告

ハローワーク労働局

雇用保険届出、労災申請

健康保険組合年金事務所

資格取得届、算定基礎届、月額変更届、給与・賞与支払届、給与賞与支払報告書、傷病手当金申請書、産休・育休・養育・介護など

企業に求められるマイナンバー管理とは?

従業員とその扶養家族、取引先などからの番号収集から廃棄まで、すべてのプロセスにおいて適切な安全管理措置が義務付けられています。

マイナンバー管理

どうすれば良い? 特定個人情報の安全管理措置

組織的安全管理措置

人的安全管理措置

物理的安全管理措置

技術的安全管理措置

ポイント1

「全事業者」が対象

個人情報保護法では5,000件以上の個人情報を管理する事業者(つまり実質的に中堅企業以上)が対象でしたが、特定個人情報に関しては中小規模事業者を含む全ての事業者が対象となります。

ポイント2

「利用の制限」を厳守する

定められた行政手続きなど以外の目的での利用が禁止されています。違反すると刑事罰となります。また当該手続きの担当者以外は個人番号を見られないようにする必要があります。

ポイント3

「安全管理義務」を怠らない

安全管理義務を怠り、特定個人情報を紛失したり第三者に漏洩などした場合は、代表者または管理者などが懲役または罰金(或いはその両方)に科せられます。(番号法第12条)

具体的な安全管理措置の内容

1.組織的・人的安全管理措置

担当者の明確化

担当者の明確化

担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように、取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にしましょう。

適切な社内体制

適切な社内体制

マイナンバーに関する社内規定を作成し、従業員への教育を実施しましょう。

2.物理的・技術的安全管理措置

常に最新となるPC環境

OSやウィルス対策ソフトなどが常に最新となるPC環境

安全な保管方法

個人情報が入ったPCや書類の安全な保管方法(カギ付き棚のカギの管理など)

破棄方法・記録と破棄

PC内データや書類の破棄方法・記録と破棄

アクセス履歴の管理

PCや書類へのアクセス権の設定とそのアクセス履歴の管理

安全な保管方法

覗き見されないよう、入退室管理やバーテーションの設置

マイナンバーワークスが 管理担当者様の悩みを解決します!

社内負担を大幅に軽減できます。

マイナンバーワークスは、クラウドでマイナンバー管理機能を提供します。クラウドを活用することのメリットは大きく以下の2点です。

1. データの保全性

24時間・365日、厳重なセキュリティ体制および専門家による監視が行われている大規模データセンターで、お客様の大切なデータをお預かり致します。お客様のデータは常にバックアップが作成され万が一に備えて守られます。
弊社では、2008年のサービス開始依頼、障害停止0%、セキュリティ事故0件を実現し続けています。

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2. 人的・時間的負担の削減

マイナンバーの取得から保管・利用・廃棄まで一括管理

マイナンバーワークスでは、マイナンバーの取得から修正・削除まですべて高度暗号化して管理しています。そのため、PC内や書類上でマイナンバー情報を保管する必要がなく、PCの紛失や破損、災害時にも安心です。また、システム上で保管されたマイナンバー情報は、すべて常時暗号化されると同時に、いつでも安全に削除することができます。

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マイナンバー管理者専用の特別権限を付与、操作履歴も保存

「マイナンバー管理者」という特別権限を設定することで、個人番号へのアクセスを厳重に管理することができます。また、すべての操作履歴が保存されます。

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覗き見されても安心な伏せ字表示

マイナンバーワークス上では、PC画面上に表示されるマイナンバーは常に伏せ字「************」となります。そのため、万が一背後から覗き見される環境にあっても、他者に情報を取得される恐れがありません。

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マイナンバー管理はクラウドが最も安心・安全

マイナンバー管理のイメージ

マイナンバー管理体制をシステム化・自動化することで、人手に頼らない安全管理措置を実現します。
人や紙での管理では手間のかかる操作履歴取得も自動でおこない、24時間365日安心できる環境で大切な情報を守ります。

マイナンバー登録・一覧機能

マイナンバー管理

マイナンバー一覧画面

マイナンバー管理者が従業員のマイナンバー登録状況を一括で把握できます。ただし個人番号は伏せ字となり、下2桁以外は表示されません。
これにより政府ガイドラインが求める「物理的安全管理措置」のうち、「特定個人情報などを取り扱う区域の管理」を果たすことができます。

じぶんで登録

マイナンバー登録画面

従業員が自分と扶養家族のマイナンバーを登録できます。
ClearWorksは全ての通信経路が暗号化され、全てのデータベースを暗号化しているため万が一不正にアクセスされてもマイナンバーは漏洩しません。

支払先マイナンバー取得

支払先マイナンバー取得画面

支払先のマイナンバーを登録するためのワンタイムURLを発行できます。
一度きりの使い捨てのパスワードを付与することができるので、安心してマイナンバーを収集することができます。

操作履歴管理

操作履歴管理

マイナンバーに関するすべての操作履歴を自動保存します。
法定保存期間終了後にマイナンバー情報を削除することができます。
その場合も削除履歴は保存されます。

料金

初期費用 月額費用
マイナンバーワークス
(管理者 2ID/じぶんで登録ライセンス 30ID)
10,000円(税別) 3,000円(税別)
じぶんで登録ライセンス(追加ID) 500円/5ID(税別)

オプションメニュー

初期費用 月額費用
本人確認オプション(クラウドストレージ/本人確認書類の画像保管用) 500円(税別)

「給与ワークス」へのアップグレードについて

「マイナンバーワークス」は、マイナンバー収集管理に特化したサービスです。
弊社では、従前より給与計算ソフト「給与ワークス」も提供しており、同ソフトではマイナンバー収集管理に加えて「給与計算」「賞与計算」「年末調整」「算定基礎届」「月額変更届」などの各種給与計算機能を備えています。「マイナンバーワークス」をお申込みいただいたお客様が将来、給与計算業務も併せて行うことを希望される場合には「給与ワークス」へのアップグレードが可能です。

初期費用 月額費用
給与ワークス 10,000円(税別)
0円(税別)※アップグレードの場合
3,000円(税別)
じぶんで登録ライセンス 500円/5ID(税別)

ご利用例:30名分の「じぶんで登録ライセンス」ご利用の場合の費用

「マイナンバーワークス」申込時:
「マイナンバーワークス」(月額3,000円)を契約。
※30名分の「じぶんで登録ライセンス」は含まれます。

「給与ワークス」へアップグレード後:
「給与ワークス」(月額3,000円)+「じぶんで登録ライセンス」(月額3,000円)を契約。
※給与ワークスでは「じぶんで登録ライセンス」はオプションメニューとして提供いたします。

ご不明な点は些細なことでもお電話でご質問ください。03-5620-9710 平日10:00〜17:00(土日・祝日は除く)

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